Shodoの表記ゆれ設定を使えば、日本語を書いている間に表記の設定ができます。
たとえば「shodo」を「Shodo」と統一したり、「AI構成」というよくある間違いを「AI校正」と置き換えるようチェックできます。

表記ゆれの指定

組織やチームによってはすでに表記ゆれのルールが厳格に決まっている場合もあると思います。Shodoはそういったルールを一括で登録する機能も提供しています。

表記ゆれを設定する

Shodoで表記ゆれを設定するには、プロジェクトの設定から「表記ゆれ」を選択してください。

プロジェクトの設定から表記ゆれ設定の画面

個人ノートから表記ゆれの設定画面に移動するには、「校正の設定」ボタンをクリックしてください。個人ノートもプロジェクトの設定を使って校正されます。

個人ノートから表記ゆれ設定の画面へ

「表記ゆれを追加」ボタンをクリックし、「用語」に統一先に言葉を、「表記ゆれ」に該当する表記ゆれを複数設定します。たとえば用語にShodo、表記ゆれにShoDoshodo を設定すれば、ShoDoShodo のように置き換えるよう執筆時に指示されます。

表記ゆれの設定画面

表記ゆれは文中に記載されるURLをチェックしません。たとえば https://shodo.ink/ というURL中の shodo という文字は検知の対象外です。

表記ゆれを一括で設定(インポート)する

表記ゆれをGoogleスプレッドシートやExcelでまとめて設定し、Shodoにインポートできます。

たとえばこういったスプレッドシートから一括でインポートできます。

表記ゆれ設定のシート例

まずプロジェクトの表記ゆれ設定画面を開いてください。

表記ゆれの設定画面を開く

次にExcelなどから出力したCSVファイルを選択します(CSVファイルの取得方法は後述します)。

・ 「CSVファイルでインポート」をクリック
・ 「CSVファイル選択」から事前にダウンロードしたCSVファイルを選択

CSVファイルを選択

表記ゆれシートにあわせて以下を選択してください。

・ 用語の列:シート内の用語(正しい表記)が書かれた列を指定
・ 表記ゆれの列:シート内の表記ゆれ(間違えた表記)が書かれた列を指定
・ 読み込み始め:説明や見出しが書かれた行などをスキップして読み込む場合に指定

あとは「CSVアップロード」をクリックすれば完了します。

業務の中で繰り返し使われることを想定して、何度もインポートして使えるような仕様になっています:

・ インポートしても、既存の表記ゆれは影響を受けません
・ 修正したい場合、すべての表記ゆれを削除して再インポートして対応できます
・ インポートした表記ゆれは、すぐに執筆画面に反映されます

インポート用にCSVファイルを用意する方法

「CSVファイルって何?」と思われたかもしれません。
CSVファイルとは単にGoogleスプレッドシートやExcelからダウンロードできる、表のデータです。

それぞれのアプリからどのように準備するかをお伝えします。

GoogleスプレッドシートからCSVをダウンロードする

表記ゆれを記載したスプレッドシートを開いて以下のように操作してください。

1. メニュー「ファイル」→「ダウンロード」
2. 「カンマ区切り形式」をクリックしてダウンロード

スプレッドシートからCSVをダウンロード

選択されているシートが、CSV形式でダウンロードできます。上記のようにShodoの表記ゆれを設定する画面を開いて、このファイルをアップロードしてください。

ExcelからCSVをダウンロードする

表記ゆれを記載したExcelファイルのシートを開いて、以下のように操作してください。

1. メニュー「ファイル」から「名前をつけて保存」をクリック
2. ファイル形式を「CSV UTF-8(カンマ区切り)(.csv)」に変更してファイルを保存

CSV UTF-8 の形式を選択するよう注意してください。「CSV(カンマ区切り)」ではありません。上記のようにShodoの表記ゆれを設定する画面を開いて、このファイルをアップロードしてください。

表記ゆれをエクスポートする

現在のShodoは表記ゆれのエクスポートに対応しておりません。

もし複数のプロジェクトで共通の設定を使いたい場合は、上記の一括インポート機能を活用してください。共通のルールとして事前にシートで管理しておき、プロジェクトでインポートすれば同じ設定を利用できます。

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